Datenschutzinformation

Stand: 26. Oktober 2026 · gilt für die Vereins-App von Saat & Szene

1. Wer ist verantwortlich?

Thorsten Schrank für den Verein Saat & Szene (in Gründung)
Lichtensteinstr. 32, 72770 Reutlingen-Gönningen
E-Mail: kontakt@saat-und-szene.de

Sobald der Verein gegründet und eingetragen ist, tritt der Verein an diese Stelle. Wir aktualisieren diese Information dann.

2. Was ist diese App?

Die Vereins-App ist nicht öffentlich. Sie ist nur für Mitglieder und Gründungsmitglieder, die vom Vorstand eingeladen wurden. Wir organisieren hier die Vereinsarbeit: Mitgliederliste, Vereinstreffen und Termine, Projektgruppen und Nachrichten an die Mitglieder.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

• Stammdaten: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Ohne sie funktioniert der Zugang nicht.
• Kontaktdaten: Straße, PLZ, Ort und Telefonnummer. Diese Angaben sind freiwillig. Der Vorstand nutzt sie, um Mitglieder zu erreichen.
• Vereinsdaten: deine Rolle (Mitglied oder Vorstand), dein Status (eingeladen, aktiv, ausgetreten), der Zeitpunkt, an dem du diese Datenschutzinformation zur Kenntnis genommen hast, und die Projekte, in denen du mitmachst.
• Antworten auf Termine: ob du kommst, vielleicht kommst oder nicht kannst.
• Nachrichten: Betreff und Text der Nachrichten, die der Vorstand an alle oder an eine Projektgruppe schickt, samt Absender und Zeitpunkt. Wer eine Nachricht bekommen hat, speichern wir nicht.
• Technische Daten: ein Sitzungs-Cookie (siehe Punkt 8), ein kurzes Protokoll wichtiger Aktionen (z. B. Anmeldung oder Änderung einer Mitgliedsakte) mit internen Nummern statt Klartext, und die Zugriffsprotokolle des Webservers (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite).

4. Wozu und auf welcher Grundlage?

• Mitgliederverwaltung und Vereinsarbeit (Termine, Projekte, Einladungen, Nachrichten): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das ist die Mitgliedschaft, vor der Gründung die Mitwirkung bei der Gründung. Eine Einwilligung brauchen wir dafür nicht.
• Sicherer Betrieb (Anmeldeschutz, Zugriffsprotokolle, Fehlersuche): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dass die App sicher und stabil läuft.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und erstellen keine Profile.

5. Wer sieht welche Daten?

• Alle Mitglieder sehen die Namen der Mitglieder, wer im Vorstand ist, wer in welchem Projekt mitmacht und mit Namen, wer auf einen Termin zu- oder abgesagt hat. E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer anderer Mitglieder sehen sie nicht.
• Der Vorstand sieht zusätzlich alle Kontaktdaten und den Status der Mitglieder, außerdem, wer auf einen Termin noch nicht geantwortet hat. Die Vorstandsmitglieder gehen vertraulich mit diesen Daten um und nutzen sie nur für die Vereinsarbeit.
• Termine und Nachrichten einer Projektgruppe sehen nur deren Teilnehmer und der Vorstand.

6. Wer verarbeitet die Daten technisch?

Die App läuft auf einem Server der netcup GmbH (Karlsruhe) in einem Rechenzentrum in der EU. Die Vereins-E-Mails verschickt der Mailserver von netcup. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Empfänger gibt es nicht. Wir geben keine Daten an Dritte weiter und übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU.

E-Mails an Mitglieder gehen an die Adresse, die du angegeben hast. Wie dein E-Mail-Anbieter damit umgeht, liegt bei ihm.

7. Wie lange speichern wir die Daten?

• Deine Daten bleiben gespeichert, solange du Mitglied bist.
• Nach deinem Austritt sperren wir deinen Zugang sofort. Der Vorstand löscht deine Daten in der App spätestens zwei Jahre nach dem Austritt, auf Wunsch von dir früher.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. für die Buchhaltung des Vereins, bleiben davon unberührt. Sie gelten außerhalb dieser App.
• Zugriffsprotokolle des Webservers werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
• Wird dein Mitgliedsdatensatz gelöscht, sind deine Zu- und Absagen und deine Projektzuordnungen ebenfalls weg. Das Protokoll wichtiger Aktionen enthält dann nur noch Nummern, die keiner Person mehr zuzuordnen sind.

8. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, damit du angemeldet bleibst (bis zu 30 Tage, bis du dich abmeldest), und kurzzeitig ein Cookie, das sich merkt, welche Seite du aus einer E-Mail öffnen wolltest (30 Minuten). Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies, keine Tracker und binden keine Dienste von Dritten ein. Deshalb brauchst du keinen Cookie-Banner zu bestätigen.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Deine Kontaktdaten kannst du jederzeit selbst unter „Mein Profil“ ändern. Für alles andere schreib an kontakt@saat-und-szene.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).